Garantir infraestrutura, acessibilidade, funcionalidade, disponibilidade e eficiência dos espaços corporativos está entre as principais responsabilidades do profissional de Facilities. O trabalho híbrido, as novas tecnologias e as mudanças na relação das pessoas com o escritório, porém, ampliam a necessidade de compreender também como esses ambientes são utilizados e vivenciados.

Um estudo publicado em 2018 por Ethan Bernstein e Stephen Turban, pesquisadores vinculados a Harvard, ajuda a demonstrar essa complexidade. Ao acompanhar duas empresas que migraram para escritórios mais abertos, com menos barreiras físicas, os pesquisadores observaram uma redução de aproximadamente 70% no tempo de interação presencial, acompanhada de um aumento da comunicação eletrônica. O resultado se refere aos ambientes analisados e não deve ser interpretado como uma consequência inevitável de qualquer escritório aberto. 

A pesquisa questiona uma ideia frequentemente associada aos projetos de workplace: a de que aproximar fisicamente as pessoas ou eliminar barreiras entre elas seria suficiente para aumentar a colaboração.

Para Reynaldo Naves, sócio-diretor da Olivia Brasil, consultoria especializada em transformação organizacional, o dado evidencia a importância de ampliar o olhar sobre a gestão dos ambientes corporativos. “O Facility Manager não pode mais olhar somente para o espaço como infraestrutura. Ele precisa entender o que acontece dentro dele: como as pessoas se movimentam, se relacionam, colaboram e performam no ambiente. Esse novo olhar exige incorporar comportamento e cultura à gestão dos espaços de trabalho. Ele deve atuar com um olhar de arquitetura comportamental”, afirma Naves.

Uma pesquisa publicada em 2022, realizada no campus do MIT, acrescenta outra perspectiva à discussão. O estudo analisou dados anonimizados de trocas de e-mails e as relações espaciais entre 1.455 ocupantes de 33 departamentos, laboratórios e grupos de pesquisa. Os dados de comunicação foram coletados em fevereiro de 2020, antes das mudanças na rotina provocadas pela pandemia. Os resultados indicaram que a proximidade dos escritórios, o acesso a espaços de alimentação em comum e as conexões por corredores internos estavam associados a maior probabilidade de comunicação por e-mail. Ao analisar também trajetos prováveis e condições de circulação, a pesquisa sugere que a organização espacial pode influenciar as redes de comunicação para além da distância entre as pessoas. 

Embora investiguem contextos e formas de comunicação diferentes, os dois estudos ajudam a questionar a ideia de que um layout, sozinho, garante colaboração. Para Facilities, essa discussão sugere que medir metragem, ocupação e disponibilidade continua importante, mas precisa ser complementado pela compreensão da experiência de uso e das necessidades das equipes.

Da gestão do espaço à gestão da adoção
Esse olhar também aproxima a atuação de Facilities da gestão da mudança. Um estudo publicado em 2023 investigou como organizações responderam a mudanças imprevistas, tomando a pandemia de Covid-19 como contexto. A pesquisa reuniu dados de quase 900 organizações em mais de 60 países, além de entrevistas com 28 organizações.

Entre os 22 parâmetros analisados, três práticas se destacaram no sucesso da adoção das mudanças: a designação de um agente de mudança, o apoio da liderança e o prazo de implementação. O estudo também ressalta o valor de estabelecer um cronograma, identificar recursos e explicar aos ocupantes os benefícios e impactos das mudanças.  Aplicada à gestão dos ambientes corporativos, essa perspectiva reforça que a entrega de um novo espaço não encerra necessariamente o projeto. Acompanhar sua utilização, identificar barreiras de adoção e avaliar se ele atende às necessidades das equipes são etapas que podem orientar ajustes depois da implantação.

“FM passa a pensar mais estrategicamente no porquê e para que o espaço existe e deve ser utilizado. Este profissional passa a entender, analisar e viabilizar a experiência de uso”, explica Naves. O desafio passa a incluir a observação do ambiente em funcionamento: quais soluções foram incorporadas à rotina, quais dificuldades surgiram e o que precisa ser revisto. Esse acompanhamento pode envolver escuta dos usuários, avaliação pós-ocupação e trabalho conjunto com áreas como Recursos Humanos, Tecnologia e lideranças das equipes.

Infraestrutura, acessibilidade e funcionalidade continuam essenciais. A elas se soma a necessidade de compreender como as pessoas utilizam e vivenciam os ambientes. Para o Facility Manager, isso significa conectar a gestão dos espaços às necessidades da operação e das equipes, reconhecendo que a colaboração depende tanto das condições físicas quanto das relações, das práticas de trabalho e da cultura da organização.