​Controlar custos, garantir o cumprimento das políticas corporativas, reduzir o tempo dedicado à prestação de contas e atender às necessidades dos colaboradores em viagens corporativas exige esforço e organização. Entre tantos desafios, a tecnologia tem sido aliada dos profissionais que fazem a gestão do turismo corporativo de grandes empresas, seja em relação à aplicabilidade de ferramentas, seja facilitando a integração entre áreas.

Compras, Facilities e Supply Chain participam, muitas vezes, de processos que vão da definição das políticas e contratação de fornecedores à aprovação de viagens e prestação de contas. “Em operações de grande porte, com dezenas de milhares de funcionários em viagem ao mês, as solicitações aumentam a necessidade de controle e padronização e, por isso, a gestão eficaz envolve diferentes áreas dentro das empresas. Imagine para o gestor de compras que responde por essa categoria diante da diretoria financeira, o ganho não é apenas identificar qual é o gasto, e sim ter cada transação classificada automaticamente no momento em que ela acontece, com histórico auditável pronto para negociação, saving e prestação de contas”, afirma o cofundador e diretor de Negócios da VOLL, Luiz Moura.

Como grandes empresas têm enfrentado os desafios
Na Itaú, a centralização da gestão de viagens de dezenas de milhares de colaboradores trouxe o desafio de atender diferentes empresas e áreas do banco com uma experiência mais uniforme, ao mesmo tempo em que se buscava maior eficiência de custos. Segundo Vanessa Oliveira, gerente de Produtos Viagens e Mobilidade do Itaú, a operação anterior era marcada pela fragmentação entre agências, sistemas e fornecedores, com pouca automação e dificuldade para consolidar dados que apoiassem a tomada de decisão.

A nova operação concentrou a jornada em uma agência e um sistema, orientada por critérios de compliance, segurança da informação, usabilidade, atendimento e ética. Segundo dados da empresa, a mudança resultou em economia de até 15%, NPS de 87 e 84% das solicitações realizadas online, além da disponibilização de dashboards para os departamentos de Auditoria, Jurídico e áreas de negócio.

A transformação na Vitru Educação partiu de uma necessidade que ia além da contratação de uma nova agência. Segundo Tiago Póvoa, responsável pela Central de Serviços Compartilhados (CSC), a empresa buscava tecnologia para construir uma jornada integrada, simples e mensurável, com impactos tanto nos indicadores quanto na rotina dos colaboradores.

Segundo dados da empresa, o prazo de aprovação caiu de quatro para um dia e o de reembolso, de 15 para um dia. O NPS chegou a 86, as carteiras digitais passaram a responder por 60% das solicitações, a antecedência média das reservas alcançou 38 dias e o cumprimento da política de viagens chegou a 87%.

Em uma operação que envolve 26 mil colaboradores e R$ 51,4 milhões em transações entre 2025 e 2026, Viviane Dizaró Lourenço, gestora de Viagens da Cogna Educação, relata um cenário anterior marcado por processos burocráticos, cotações de hotéis realizadas de forma offline, ausência de comparação entre intermediários de hospedagem  e pouca visibilidade para gestores e clientes internos.

A mudança ampliou a comparação de preços e a visibilidade sobre acordos, integrou a operação ao Planejamento de Recursos Empresariais (ERP) e incorporou canais digitais de atendimento. A gestão também passou a contar com auditoria contínua de tarifas de hotéis por meio do RatesAudit, monitoramento da disponibilidade das tarifas negociadas e atuação proativa junto aos fornecedores para correção de divergências. Segundo os dados apresentados, as mudanças contribuíram para reduzir custos, melhorar a experiência dos colaboradores e dar mais suporte à atuação de Suprimentos nas negociações com hotéis e demais fornecedores.

Gestão de viagens é uma cadeia completa
Os exemplos mostram que a gestão de viagens corporativas deixou de ser uma responsabilidade isolada e passou a envolver diferentes áreas da empresa. Facilities, Compras e Supply Chain dividem responsabilidades que vão do controle de custos e cumprimento das políticas à integração de sistemas e melhoria dos processos. 

O diretor de Negócios da VOLL acredita que quando essas áreas trabalham de forma coordenada, a empresa consegue reduzir despesas, agilizar a operação e ter mais controle sobre as viagens realizadas pelos colaboradores. “Com uma gestão mais eficiente, os profissionais podem se concentrar no objetivo principal de muitas dessas viagens, que é fazer negócios, estreitar relacionamentos e gerar novas oportunidades para a empresa”, conclui.