Por Mateus Murozaki

À primeira vista, o cenário parecia o ideal: o modelo híbrido trouxe flexibilidade, aumento de produtividade e colaboradores mais satisfeitos. Mas bastou um olhar mais atento aos números do balanço anual para algo alarmante emergir: os custos com espaços corporativos permaneciam altíssimos – e, pior, injustificáveis.

Nas entrelinhas da nova rotina de trabalho estava um problema ignorado por muitas empresas: a ocupação real dos escritórios simplesmente não era medida. Sem dados concretos sobre quem comparecia presencialmente, quando e por quanto tempo, as decisões de Facilities, TI e RH eram feitas no escuro.

Os números impressionam. Cada estação de trabalho representa cerca de R$ 2.500 mensais em custos (considerando aluguel, condomínio, IPTU, segurança, manutenção e outros). Segundo o relatório Woba Insights, a média de ocupação dos escritórios na América Latina em 2024 era de apenas 50%, mesmo após a retomada das atividades presenciais em vários. Isso significa que metade das estações de trabalho seguem desocupadas — gerando um desperdício silencioso, mas persistente.

Nesse contexto, o modelo híbrido deixa de ser uma vantagem competitiva e passa a ser um risco financeiro, caso não seja monitorado com precisão. A área de Facilities perde a capacidade de planejamento. Recursos são alocados às cegas. E qualquer tentativa de otimização vira chute.

A mudança na Touch Health após o uso de sensores e dados

A Touch Health, empresa de tecnologia com atuação relevante no setor hospitalar, enfrentava esse dilema. Suas duas lajes corporativas estavam em uso, mas não havia clareza sobre a real necessidade do espaço. A empresa, como tantas outras, operava por intuição.

Ao adotar a WiseCheck, solução de check-in automático via wi-fi da WiseOffices, a realidade ficou evidente: uma laje e meia estava, na prática, sendo desperdiçada. A decisão foi rápida. Em vez de manter os custos, a empresa reconfigurou o espaço. Manteve apenas a área necessária e transformou o restante em coworking. O que antes era custo fixo virou receita recorrente.

O ponto central não foi a tecnologia em si, mas o que ela possibilitou: dados. A Touch Health deixou de trabalhar no escuro e passou a entender com clareza o comportamento de seus 350 colaboradores. O pulo foi significativo: de 31% para 97% de check-ins, um aumento de 215% em um período de 7 dias.

Mais que devoluções de lajes ou economia em metros quadrados, o que se consolidou foi um novo modelo de gestão do espaço físico. Um modelo guiado por fatos.

A inteligência por trás da ocupação

A empresa que viabilizou a mudança na Touch Health, a WiseOffices, nasceu justamente dessa lacuna: entender e organizar o trabalho híbrido de forma estruturada. A partir da experiência em coworkings, construção corporativa e softwares de gestão, o grupo criou um sistema que permite gerenciar reservas, validar presença e, mais recentemente, monitorar ocupação de forma anônima — sem depender da ação do colaborador.

O uso de beacons, redes Wi-Fi e câmeras com reconhecimento espacial (não facial) traz uma camada de leitura contínua dos espaços. Não se trata de vigiar pessoas, mas de entender fluxos. A presença deixa de ser declarada e passa a ser detectada. Isso muda tudo.

Com essa abordagem, empresas como CML (que devolveu uma laje e economizou R$ 400 mil/ano), Reclame Aqui, Banco Master e outras passaram a tratar seus escritórios como ativos com desempenho mensurável.

A gestão de espaços, antes subjetiva, agora é baseada em evidências. Saiba mais na 12ª Expo InfraFM

Durante a 12ª Expo InfraFM, principal evento da América Latina dedicado à gestão de Facilities, Property e Workplace, os participantes terão a oportunidade de conhecer de perto uma das inovações mais relevantes do setor: o WiseSense.

Com tecnologia baseada em dados anônimos e sensores inteligentes, o WiseSense elimina a necessidade de reservas ou ações manuais para mapear a presença nos ambientes corporativos. Trata-se de uma resposta direta à crescente demanda por eficiência, redução de custos e inteligência operacional. Para quem atua com gestão de espaços e quer sair do achismo e entrar na era dos dados, essa é uma apresentação imperdível.

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