Por Léa Lobo

Em uma era caracterizada pela urgência da sustentabilidade, a visão das organizações em relação à mobilidade está passando por uma mudança notável. A gestão tradicional de frotas, focada primariamente na operacionalidade de veículos, está evoluindo para uma abordagem mais holística e sustentável: a gestão de mobilidade.

Do que se trata a Gestão de Mobilidade?

Ambos os conceitos - gestão de frotas e gestão de mobilidade - abordam o deslocamento de pessoas e mercadorias. No entanto, a gestão de mobilidade vai além. Enquanto a primeira se concentra no gerenciamento, manutenção e eficiência de veículos específicos de uma empresa, a segunda adota uma visão mais ampla.

A gestão de mobilidade abrange todos os modos de transporte disponíveis, incentivando soluções mais sustentáveis e ecológicas. Ela não apenas incorpora tecnologias para otimizar o transporte, mas também utiliza análises de dados para entender padrões de tráfego, necessidades de deslocamento dos funcionários e muito mais.

Além disso, traz ao cenário opções flexíveis, como carros compartilhados, aluguel de bicicletas e o conceito de "Mobility as a Service" (MaaS). Ao invés de priorizar apenas veículos corporativos, ela considera toda a infraestrutura de transporte, analisando regulamentações, impactos ambientais e sociais relacionados ao trânsito.

Variedade na Gestão de Frotas

Dentro das empresas, a gestão de frotas pode abranger uma variedade de veículos, dependendo de suas necessidades. No entanto, uma tendência crescente é a inclusão de veículos elétricos e híbridos nas frotas empresariais, dada o potencial redução de emissões e custos associados:

- Veículos de Passageiros: inclui carros sedan, hatchbacks e SUVs.

- Veículos Comerciais: vans, caminhões e ônibus entram nessa categoria.

- Veículos Especiais: como ambulâncias e veículos de resgate.

- Veículos de Duas Rodas: motos e bicicletas.

- Veículos para Terrains Específicos: ATVs e veículos aquáticos.

Análise da Sustentabilidade de Combustíveis

A sustentabilidade de um veículo é fortemente influenciada pelo combustível que utiliza. O cenário é complexo e depende de muitos fatores, incluindo a matriz energética regional e as práticas agrícolas. Alguns exemplos de combustíveis e seus prós e contras incluem:

- Álcool (Etanol): renovável, mas pode ter impactos ambientais devido à sua produção.

- Gasolina: amplamente disponível, mas tem altas emissões de CO2.

- Híbridos: eficientes em combinar combustíveis, mas ainda dependem de combustíveis fósseis.

- Elétricos: zero emissões, mas sua sustentabilidade depende da fonte de energia elétrica.

- Hidrogênio: potencialmente renovável, mas a infraestrutura atual é limitada.

- Biodiesel: proveniente de fontes renováveis, mas pode impactar o uso da terra.

Política de uso de Frotas Corporativas

As políticas internas de empresas, em sua essência, funcionam como bússolas direcionais, estabelecendo o rumo a seguir para o comportamento dos funcionários. Uma das políticas mais relevantes, especialmente para empresas que possuem veículos corporativos, é a política de uso de carros.

A necessidade de uma política de uso de carros pode surgir por diferentes razões, como regular o uso dos recursos da empresa, assegurar a segurança dos funcionários, minimizar custos, entre outros. Antes de estabelecer tal política, vale a pena investigar as diretrizes de empresas semelhantes no setor. Uma política bem formulada deve ser clara e específica, cobrindo aspectos como:

- Critérios para autorização de uso dos veículos.

- Propósitos permitidos para utilização.

- Procedimentos de check-in e check-out.

- Manutenção e conservação dos veículos.

- Protocolos em caso de acidentes.

- Limitações diversas, como não fumar no veículo.

Uma consideração legal é vital. Sempre verifique se a política está em conformidade com as leis locais e nacionais, e não hesite em buscar consultoria jurídica. Com a política formulada, o próximo passo é comunicá-la. Seja por treinamentos, manuais, e-mails ou reuniões, é crucial que todos os envolvidos estejam a par das novas regras. A implementação prática pode envolver desde a criação de formulários de check-out até treinamentos específicos. Uma política, no entanto, só é tão boa quanto sua adesão. Monitorar sua implementação, coletando feedback e revisando-a regularmente, garantirá sua relevância e eficácia.

Estudo de Caso: Xyz Corp.

Para ilustrar como uma política de uso de carros pode ser benéfica, considere o caso fictício da XYZ Corp., que é uma empresa multinacional com vários departamentos e uma frota de 200 carros usados para visitas a clientes, reuniões, viagens de negócios, entre outras atividades.

Problema: houve um aumento nos custos de manutenção dos veículos, multas de trânsito e incidentes relacionados ao uso indevido dos veículos corporativos.

Objetivos da Política: reduzir custos de manutenção e operação, minimizar o número de multas e infrações, e garantir que os veículos sejam usados apenas para fins corporativos.

Estratégias Implementadas:

1. Apenas funcionários de determinados níveis hierárquicos ou com necessidades específicas de trabalho têm permissão para usar os carros.

2. Um sistema online foi implementado para agendar o uso dos carros, garantindo controle e responsabilização.

3. Todos os funcionários autorizados a usar os veículos corporativos passaram por um treinamento sobre a política de uso, condução segura e responsabilidades.

4. Veículos foram equipados com sistemas GPS para rastrear sua localização e uso, garantindo que fossem usados apenas para fins corporativos.

5. Os veículos passaram por manutenções preventivas regulares para minimizar custos de reparo a longo prazo.

Resultados:  Em um ano, a XYZ Corp. viu uma redução de 30% nos custos de manutenção e o número de multas e infrações caiu em 50%. Já os incidentes de uso indevido foram quase completamente eliminados.

Lições Aprendidas:  Treinamento e comunicação regular são cruciais para garantir a conformidade com as políticas. Monitoramento e responsabilização são ferramentas eficazes para prevenir abusos.

Este é um estudo de caso fictício, mas reflete algumas das situações que as empresas podem enfrentar e como as políticas podem ser usadas para resolver problemas e melhorar a eficiência.

Terceirizar ou Não?

Gerir uma frota corporativa vai muito além de simplesmente possuir veículos. Exige estratégia, planejamento, tecnologia e, acima de tudo, políticas claras. Estabelecer e manter uma política eficaz de uso de carros pode ser a chave para uma gestão de frotas bem-sucedida. A decisão de terceirizar a gestão de frotas ou mantê-la internamente, de forma orgânica, depende de diversos fatores, e ambas as opções têm suas vantagens e desvantagens a serem considerados:

Gestão Orgânica (Interna)

Vantagens: A empresa tem controle total sobre as operações, o que pode levar a uma maior personalização em termos de processos e procedimentos. Mudanças de procedimentos ou estratégias podem ser implementadas mais rapidamente. Normalmente, a equipe possui um conhecimento profundo sobre a cultura da empresa e seus objetivos, o que pode ser benéfico na tomada de decisões. No que tange a confidencialidade, informações sensíveis permanecem dentro da organização.

Desvantagens: A empresa pode enfrentar custos mais altos de implementação e manutenção. Pode ser necessário investir em treinamento, ferramentas e tecnologia. Pode haver uma falta de expertise especializada, levando a ineficiências. A empresa assume todos os riscos associados à gestão de frotas.

Terceirização (Gestão por empresas especializadas)

Vantagens: Fornecedores terceirizados geralmente possuem ampla experiência em gestão de frotas, o que pode levar a operações mais eficientes. Economias de escala e expertise podem resultar em menores custos operacionais. A empresa pode se concentrar em suas principais competências, deixando a gestão de frotas para especialistas. Muitos fornecedores possuem sistemas avançados e tecnologia de ponta, que podem ser caros para serem implementados internamente.

Desvantagens: A terceirização pode resultar em um controle menos direto sobre a operação. A empresa se torna dependente do fornecedor terceirizado. A qualidade do serviço pode ser influenciada por termos contratuais ou mudanças no fornecedor. Já no quesito confidencialidade, as informações sensíveis podem ser compartilhadas com terceiros.

Tecnologia como Aliada

A tecnologia desempenha um papel crucial na gestão de frotas. Sistemas de rastreamento por GPS, telemetria avançada, câmeras embarcadas, monitoramento de combustível, entre outros, proporcionam uma visão detalhada e insights valiosos sobre o comportamento do motorista e a utilização do veículo. Eles não apenas aumentam a eficiência, mas também ajudam a prevenir erros e abusos.

Erros Humanos

Os erros humanos são inevitáveis, mas podem ser minimizados. Desde a condução agressiva até a falta de uso do cinto de segurança, muitos erros podem ser evitados com monitoramento adequado e educação contínua. Conscientizar os motoristas e promover uma cultura de responsabilidade e segurança é tão vital quanto a política em si.

Em conclusão, à medida que avançamos rumo a uma era marcada pela sustentabilidade, é imperativo que as empresas se reinventem. A transição da gestão tradicional de frotas para uma abordagem integrada de mobilidade é mais do que uma evolução: é uma resposta necessária que reflete um compromisso holístico com o transporte, o meio ambiente e a sociedade. Assim, não basta apenas adotar uma política para gestão de frotas; é hora de elevarmos nosso pensamento e abraçarmos uma política voltada à gestão da mobilidade!