Por Marina Martini

Com empresas preocupadas em reter talentos, os Facilities Managers ganham nova missão e precisam atuar de modo mais estratégico. Antes a gestão estava voltada prioritariamente à redução de custos e, agora, amplia atuação com os novos modelos de trabalho.

Como as mudanças no mercado de trabalho impactaram a profissão do gestor de facilities? O maior foco na satisfação do colaborador e na retenção de talentos - além de fatores como a digitalização e a maior fluidez entre diferentes setores - deram cara nova ao chamado facility management, uma área que, até pouco tempo atrás, era atrelada apenas à manutenção do espaço físico das empresas.

Desde o surgimento do termo, nos anos 1960, o gestor de facilities se ocupava essencialmente de tarefas como manutenção predial, gerenciamento de limpeza e de descarte de resíduos, serviços de entrega e de malotes, fornecimento de alimentação para os funcionários, e assim por diante. Mas, em um mundo ao mesmo tempo mais digital e mais humanizado, o profissional de facilities precisou expandir seu papel para garantir as condições de trabalho necessárias para que os outros colaboradores se dediquem à atividade-fim da empresa - condições que, hoje, não são mais as mesmas, se consideradas ideais há 40 ou 50 anos.

“Hoje, o FMers deve ter entre seus objetivos promover a qualidade de vida das pessoas que fazem parte da organização”, afirma Fernando Gorguet, Head de Global Sales da Deskbee, plataforma brasileira de gestão do workplace. Fernando já foi Head de Facility Management na Unilever, JP Morgan, Nokia e Santander e considera que “fatores como a qualidade de vida dos colaboradores, infraestrutura sustentável e retenção de talentos são focos absolutos de toda grande empresa, e o gestor de facilities deve estar atento a isso.”

Outro ponto que se tornou essencial na gestão de facilities é garantir que o suporte oferecido pela área esteja alinhado à missão da organização, e ao seu planejamento estratégico. Ou seja: o profissional deve garantir que a visão estratégica seja reproduzida em cada um dos aspectos do dia a dia da empresa, o que se reflete até mesmo na própria identidade da companhia.

“Essa preocupação é o que diferencia um verdadeiro departamento de Facility Management de uma série de serviços isolados”, declara Fernando Gorguet. “A gestão de facilities deve apresentar uma abordagem holística, que dá suporte ao desenvolvimento da companhia em seu campo principal de atuação. A combinação das abordagens operacionais e técnicas é o que torna a atividade do profissional de FM tão crucial, especialmente para grandes empresas.”

Uma função multidisciplinar e cada vez mais estratégica

 Historicamente, para dar conta de todas as necessidades da empresa e dos colaboradores que nela trabalham, o profissional de facilities sempre acumulou diferentes funções - o que exige dos candidatos ao cargo um perfil adaptável e multidisciplinar. Lesley Cerveira Porfirio é um exemplo: profissional da área há 12 anos, ela diz que, no seu cargo, é difícil falar em “rotina”.

“Cada dia é um desafio e uma experiência nova”, Lesley conta. “É uma área muito dinâmica. O profissional precisa estar aberto a mudanças e ser multidisciplinar. Eu, por exemplo, trabalho como PMO [Project Management Office], participo de business cases, do desenvolvimento dos layouts de novos projetos, do RFQ [Request for Quotation, ou convite para licitação] de fornecedores, faço análise de propostas e cronograma de projetos, acompanho implantações até a entrega final.” Mas destaca: “As principais metas a serem atingidas no meu trabalho são a redução de custos e a satisfação dos funcionários em trabalharem em um ambiente colaborativo.”

Nesse contexto, contar com ferramentas adequadas permite que se faça uma gestão de facilities estratégica. “O aperfeiçoamento constante das rotinas, integrado às tecnologias adequadas, pode ser o fator que vai diferenciar as organizações do futuro daquelas que vão ficar para trás”, diz Fernando Gorguet. “Quanto mais ferramentas inteligentes estiverem empregadas em gerenciar as atividades de facilities, mais produtivo o restante da empresa pode ser.”

Não à toa, uma pesquisa realizada ainda em 2019 pela Inventsys, desenvolvedora da plataforma Deskbee, revelou que, dos coordenadores de facilities entrevistados, 31% diziam que o profissional da área deveria buscar ser cada vez mais estratégico, usando análises de dados como base para a tomada de decisões. As respostas indicavam que a inovação de processos e o uso de tecnologias (como internet das coisas, automação e gestão à distância) devem fazer com que essa área esteja cada vez mais integrada ao core business das companhias - sugerindo, inclusive, que o termo “facility management” pode vir a ser substituído por “workplace & experience management”, termo que já vem sendo citado internacionalmente.

Respondendo a essa necessidade, vem crescendo no mundo todo a popularidade de aplicativos voltados à administração de escritórios e prédios corporativos: a tendência, que já engatinhava entre os profissionais de facilities, ganhou força com a pandemia e a adoção massiva do modelo de trabalho híbrido. Os apps conectam usuários a sistemas de manutenção, segurança e logística - e podem ser usados para acessar prédios, reservar salas de reunião, checar se há vagas disponíveis no estacionamento, solicitar serviços de manutenção, ser informado sobre a chegada de visitantes, entre outras funcionalidades.

O uso diário pelos funcionários gera dados que podem ser utilizados pelos profissionais de facilities para melhorar e otimizar processos: com análises ao longo do histórico de reservas e de ocupação, por exemplo, é possível perceber necessidades dos colaboradores, além de entender se o layout do espaço físico da organização é eficiente, e como é possível melhorar.

“Os dados gerados pela ferramenta ajudam os gestores a entender onde estão seus custos e oportunidades: se uma área está sendo subutilizada, por exemplo, ou se o escritório está maior que o necessário”, exemplifica Odile Aidar, diretora comercial da empresa de arquitetura corporativa Spaceplan, que trabalha com a plataforma Deskbee. “A companhia para de gastar dinheiro com o que não faz sentido e leva mais eficiência ao escritório, respondendo às necessidades específicas de cada grupo de colaboradores.”

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Foto: Divulgação.