Por Grupo Refac

*Fórum da Rede Facilities – Refac: Carlos Eduardo Chagas – Focus Facilities Management; Jussara Flausino – CI&T; Albélio Dias – Parque Avenida; Sandro Giovanni – Parque Avenida; Josiane Rodrigues – Parque Avenida; Gláucio Chaves – Lifecenter Hospital; Maysa Pacheco – Lifecenter Hospital; Marcela Mendes – Usiminas; Mariana Campos – AngloGold Ashanti; e Fabíola Menezes – Banco Bonsucesso.

Este artigo é resultado do Primeiro Fórum da Rede Facilities – Refac (constituída por profissionais de Facilities), cujo tema foi: Estratégia para reposicionamento da área de Facilities Management nas organizações (como fazer com que o valor dessa área seja percebido). O tema é bastante relevante, visto que, apesar de a área de FM ser estratégica para as organizações, ainda não possui o devido reconhecimento, mesmo obtendo resultados bastante significativos.

O grande desafio para os profissionais de FM é fazer com que as organizações percebam a importância estratégica e sua contribuição para a geração de valor para a organização e para seus stakeholders. A comunicação pode ser considerada um ponto importante nesse contexto, pois a capacidade de comunicação interpessoal, em todos os níveis da organização, é um dos principais requisitos que um FM deve ter. Saber falar de forma clara com o time operacional e, da mesma forma, com seus clientes internos e superiores é fator crítico e preponderante no dia a dia. Vale a pena mencionar que a comunicação é uma das 11 competências que o profissional de FM deve possuir, segundo o International Facility Management Association (IFMA). São elas:

1) Comunicação.

2) Plano de emergência e continuidade do negócio.

3) Sustentabilidade e responsabilidade social.

4) Negócio e finanças.

5) Fatores humanos.

6) Planejamento estratégico e liderança.

7) Manutenção e operação.

8) Gerenciamento de projetos.

9) Qualidade.

10) Gestão imobiliária e gestão de propriedade.

11) Tecnologia.

Com todas essas competências, tem-se um profissional com visão ampla da organização, ou seja, uma visão sistêmica ou holística. Pode-se ainda acrescentar a definição de Facility Management segundo a ISO 41011:2017: “Função organizacional que integra pessoas, locais e processos dentro de um ambiente construído com o propósito de melhorar a qualidade de vida das pessoas, ampliar a produtividade do negócio da empresa e dos serviços internos”. Portanto, as competências citadas estão incorporadas na definição de FM segundo a norma ISO 41011:2017.

Para fazer com que a área de FM seja percebida como geração de valor para todos os stakeholders algumas premissas podem ser trabalhadas com esse objetivo:

1) Comunicação: o profissional de Facility Management precisa desenvolver estratégias de comunicação entre as diversas áreas da empresa, na busca de parcerias, para que as ações a serem implementadas sejam empoderadas por todos.

2) Ferramentas de divulgação: dentre elas pode-se citar TVs corporativas, informativos, dentre outras ferramentas para divulgação das atividades e dos benefícios para a organização decorrente de ações bem implementadas.

3) Atender bem o cliente interno: proporcionar aos clientes interno atendimento de alta qualidade decorrente de ações que gerem valor e que seja percebido por eles.

4) Tecnologia: grande aliada do FM, que sofre constantemente pressão para redução de custo. Pode-se citar como exemplo, a tecnologia de automação, que torna os processos de manutenção mais eficientes e precisos.

5) Design: quando se pensa na integração de pessoas com o meio físico, o design é muito importante para proporcionar a sensação de bem-estar com o meio.

6) Pesquisa de satisfação: realizar pesquisas com o público interno é uma importante ferramenta de verificação para captar a percepção de como os clientes veem a área de FM e seu impacto na estratégia corporativa.

7) Ouvidoria: o professional de FM precisa desenvolver a habilidade de ouvir seu cliente, compreender suas demandas e desenvolver ações nesse sentido.

8) Apoio da alta direção: para que a área de FM possa desempenhar seu papel estratégico, é fundamental o apoio da alta direção, ou seja, é preciso que ela se envolva, que compre a ideia da importância dessa atividade vital ao sucesso estratégico da organização.

9) Indicadores de resultados: a área de FM deve desenvolver indicadores que reflitam de forma consistente suas ações e os benefícios para a organização como um todo.

10) Conhecimento das diretrizes estratégicas: conhecer as diretrizes estratégicas é fundamental para as ações de FM por que as direcionam para os objetivos estratégicos organizacionais.

11) Modelo de gestão: as estratégias devem estar adequadas ao modelo de gestão a ser implementado, para que a área de FM possa exercer de forma consistente suas ações no contexto da estratégia.

12) Perfil empreendedor: vem se consolidando como uma exigência, não só para os profissionais de FM, mas para todos os colaboradores da organização.

13) Rever periodicamente os processos: uma organização pode ser vista como um conjunto de processos que se inter-relacionam, e que devem ser gerenciados, de forma a se produzir mais com menos.

14) Sustentabilidade: é preciso criar nas organizações uma cultura para a sustentabilidade, não só para a sobrevivência do negócio, mas também como ganho de competitividade.