​Desde julho de 2023, a WTW passa por um processo de implementação de novas políticas de compras e contratações. Como corretora de seguros, a empresa segue as normas da Superintendência de Seguros Privados (SUSEP), que exigem, entre outros critérios, a checagem de fornecedores com relação ao risco de lavagem de dinheiro.

Há mais de um ano, as áreas de Facility Management (FM) e de Compliance da empresa foram encarregadas de implementar novos processos de compras. Antes, a gestão de compras era descentralizada, sendo responsabilidade de cada departamento da WTW. Segundo Alexandre Nascimento, Facilities Services Leader da empresa, o primeiro passo foi centralizar as compras e contratações para garantir um controle mais eficaz.

Com mais de 27 anos de experiência na corretora, Nascimento identificou que Facility Management poderia ser responsável pelo processo de homologação de fornecedores. “Isso começou com um viés de atendimento regulatório, para fazer a checagem desse fornecedor em relação à prevenção de lavagem de dinheiro e de crimes financeiros. Depois, vimos uma oportunidade de contribuir financeiramente para a empresa”, comenta.

Facility Management poderia, por exemplo, apoiar outras áreas na negociação por melhores custos de serviços e de produtos. Segundo Nascimento, algumas áreas com fornecedores mais antigos ou de “confiança” não se atentavam ao tema e, portanto, não abriam concorrência. Além disso, FM poderia contribuir na criação de critérios de governança. Isto é, deixar claro os motivos por trás da contratação de parceiros, seja pela melhor qualidade, menor preço ou melhor custo-benefício. Atualmente, são mais de 300 fornecedores monitorados e separados em quatro categorias distintas.

Em nenhum momento, afirma Nascimento, foi transmitida a ideia de Facility Management fiscalizar as compras e contratações das demais áreas, mas, sim, de ajudar com uma função na qual é especialista. Assim, como toda mudança pode encontrar resistência, foi realizado um planejamento de comunicação da nova política de compras com: disparos de e-mails, banners nas comunicações do escritório e apresentações.

Depois da nova política de compras, lançada em julho de 2023, houve a implementação de um software no qual é possível verificar o grau de risco de determinado fornecedor. Os critérios e os pesos de avaliação, contudo, são definidos pela área de FM. Os riscos, de acordo com Nascimento, podem ser divididos em três âmbitos:

1. Risco fiscal: avalia a regularidade fiscal desse fornecedor perante órgãos competentes, seja na esfera federal, municipal ou estadual;
2. Risco financeiro: compreende como é a vida financeira do fornecedor e investiga possíveis dívidas;
3. Nível de reputação: analisa a reputação da empresa no mercado e a capacidade técnica da mesma.

Por meio do monitoramento desses fornecedores, a WTW conseguiu não apenas otimizar recursos, mas garantiu a conformidade com as normas da SUSEP, proporcionando maior segurança e confiança nos processos. No início de outubro, uma versão atualizada da política de compras será lançada. Para Nascimento, a maior contribuição de Facility Management foi estabelecer o cumprimento das normas, o que evita multas, e contribuir com as negociações.