O TTAC define o escopo da atuação da Fundação Renova, que são 42 programas que se desdobram nos muitos projetos que estão sendo implementados nos 670 quilômetros de área impactada ao longo do rio Doce e afluentes. As ações em curso são de longo prazo.

Ao estabelecer uma organização dedicada exclusivamente ao processo de reparação, também foi criado um modelo de governança robusto, com presença de mais de 70 entidades. As respostas para cada desafio são obtidas em conjunto, sendo que nenhuma parte envolvida tem controle sobre a decisão.

A Fundação Renova reúne técnicos e especialistas de diversas áreas de conhecimento, dezenas de entidades de atuação socioambiental e de conhecimento científico do Brasil e do mundo. 

E quando destacamos especialistas, a área de Facility Management entra com força total. Ressaltamos que essa entrevista nos aponta como a área de FM é ampla e como os profissionais que estão na função podem atuar em segmentos remotos e diferenciados, além de estabelecer uma conexão muito importante nos contextos econômico, social e ambiental nas cidades onde atuam. E para nos contar como é o dia a dia da Fundação Renova, vamos conversar com a gerente Administrativa, Lívia da Costa Gomes, que nos conta como está estruturada a área na Fundação Renova, que conta atualmente com mais de 9.400 pessoas (entre colaboradores e terceiros) trabalhando no processo de reparação, de Mariana à foz do rio Doce.

Formada em Economia Doméstica pela Universidade Federal de Viçosa (UFV), com pós-graduação em Gestão de Projetos, Gestão de Negócios e MBA em Suprimentos e Logística. Profissional com mais de 14 anos de experiência atuando nas áreas Administrativa, Hospitalar, Facility Management, Call Center, Gerenciamento de Projetos, Administração de Obras, Manutenção, Infraestrutura, Administração de Serviços, Compras e Suprimentos.

Iniciou a carreira com a gestão de Hotelaria Hospitalar em hospitais de Ponte Nova e de Ouro Preto (MG). Saindo da área de Saúde assumiu a coordenação de Facilities na AeC Contact Center, com o objetivo de implantação e organização da área de atendimento e viagens corporativas, bem como o acompanhamento e a entrega de novos sites no Sudeste e Nordeste. Em 2015, foi convidada a estruturar a Gerência de Facilities e Compras da Vitallis Saúde, sendo responsável por toda a gestão de FM, infraestrutura e suprimentos do plano de saúde e de suas unidades operacionais. Na Fundação Renova, iniciou o trabalho em 2017 com foco na estruturação da área de FM.

Como está estruturada a área de FM?
A área é responsável por toda a gestão de serviços de Facilities nos escritórios da Fundação Renova, englobando limpeza, manutenção, infraestrutura, reformas, pequenas obras, climatização, atendimento, fornecimento de insumos, controle das contas condominiais e demais serviços. Atualmente, a Fundação Renova conta com escritórios no decorrer do território entre Mariana (MG) e Vitoria (ES). A área é responsável pela gestão das viagens corporativas, gestão e monitoramento da frota, gestão de alimentação e refeitórios, cartões corporativos e gestão dos contratos da área.

Dessas áreas, destaque a importância da gestão em:
Alimentação - A Renova fornece, atualmente, refeições diariamente para os empregados das obras, nos turnos diurno e noturno, com o desafio de atender cerca de 4.000 refeições por dia para os refeitórios em Bento Rodrigues e em Paracatu (MG). Parte das refeições são transportadas e finalizadas in loco, chegando a percorrer até 63 km, o que torna o processo complexo e que demanda controle para garantir a qualidade da refeição e a segurança alimentar dentro dos padrões da Agência Nacional de Vigilância Sanitária - Anvisa. É necessária a elaboração de um plano para a mitigação de riscos externos como trânsito, paralisações e intempéries. 

A Fundação Renova conta também com uma estrutura nos refeitórios que permite a produção de algumas preparações, com o objetivo de reduzir o volume das refeições transportadas, o que resulta no ganho da autonomia de produção. O cardápio é balanceado e variado para atender o perfil do público. São realizados eventos mensais nos refeitórios para a quebra de rotina e a escuta é ativa para medir a satisfação do cliente. Mesmo com a complexidade de todo o processo, o nível de satisfação dos clientes é de uma média de 97%.

Viagens - O processo de viagens possui agendamentos on-line via aplicativo parametrizado com a política interna, o que proporciona aos colaboradores autonomia, eficiência e agilidade nas solicitações. A Renova foca no desenvolvimento de fornecedores locais para atender à demanda da Fundação, contribuindo para o fomento da economia local. A maioria das despesas é paga via cartão corporativo e um sistema específico é usado para a prestação de contas, podendo ser via web ou aplicativo. 

Para monitoramento das despesas, a Renova conta com uma equipe especifica que realiza a verificação amostral de aderência ao procedimento, além do apoio aos colaboradores para a realização das viagens. Com aumento do fluxo de viagens, em 2022, foram realizadas cerca de 8.000 transações.

Frota - A área é responsável por realizar a gestão da frota da Fundação Renova com a ajuda de uma Central Logística, que realiza o monitoramento, controle e atendimento aos motoristas. Todos os veículos da frota possuem controles preventivos para garantir segurança aos condutores. São usadas câmeras de monitoramento on-line que filmam tanto o ambiente interno e externo dos carros, além de o sistema de monitoramento de velocidade, que registra de modo contínuo a operação dos veículos, contribuindo com a prevenção de acidentes. A Central também atua em campanhas preventivas para a conscientização no trânsito, realiza o controle de manutenções, gestão de combustível, auxilia na tratativa de infrações e inspeções de itens de segurança.

Escritórios - Os escritórios são pensados e adequados de acordo com a usabilidade. A Fundação Renova conta com escritórios para a atendimento à população, outros para a equipe de obras e ainda os administrativos. O foco é garantir que cada estrutura atenda às necessidades dos usuários, com acessibilidade, ações de sustentabilidade, acolhimento e qualidade de vida. Há espaços destinados à amamentação e armazenamento de leite materno, para descompressão e socialização, espaços kids nos destinados ao atendimento à população e medidores de ruídos no open space.

Núcleo de Contratos:
Em função da diversidade de atuação, volume e complexidade dos contratos, a gerência possui uma área interna denominada “núcleo de contratos”, que é responsável pelo controle e apoio aos gestores, garantindo a conformidade em prazo, saldo e cumprimento de escopo.

Hoje a maioria dos seus contratos de facilities services são regionais, conte-nos por que a escolha desse tipo de gestão.
De acordo com o TTAC (Termo de Transação e Ajustamento de Conduta), a Fundação deverá elaborar e executar programa de priorização de contratação local visando estimular o uso de força de trabalho local e de redes locais de fornecedores para ações desenvolvidas de Fundão, em Mariana (MG), a Regência (ES). Dessa forma, os contratos de Facilities são descentralizados e buscam fornecedores locais para a prestação de serviços. Além do fomento da economia, essa parceria traz benefícios como a proximidade dos prepostos, conhecimento da cultura local, disponibilidade e capacidade de atendimento eficiente, cuidadoso e com agilidade.

Por ser uma organização sem fins lucrativos possuem uma forte auditoria interna e externa, certo?
Conforme estabelecido no Termo de Transação e Ajustamento de Conduta (TTAC - março/2016) e no Termo de Ajustamento de Conduta - Governança (TAC-GOV - agosto/2018), a governança da Fundação é composta pelos seguintes componentes:

Governança interna: Conselho Curador, Conselho Fiscal, Ouvidoria e Compliance;

Sistema CIF: Comitê Interfederativo e Câmaras Técnicas (11); Participação Social: Câmaras Regionais (6), Comissões Locais (19), Conselho Consultivo e Fórum de Observadores; Curadoria do Ministério Público de Fundações e Auditoria Independente.

Este modelo de governança foi estabelecido para assegurar que as soluções e ações implementadas pela Fundação Renova tenha a participação e validação de todos os atores interessados, em especial as pessoas atingidas pelo evento, e que a reparação e compensação dos danos ocorridos estejam em conformidade com os programas estabelecidos no TTAC.

Para finalizar, nos conte um pouco sobre como está a questão do trabalho híbrido.
Começamos com a política de home office e trabalho híbrido na Fundação Renova em 2018. Os colaboradores em conjunto com os seus gestores já possuíam autonomia e definiam a modalidade de trabalho de acordo com as atividades, sempre voltados para a eficiência e qualidade de vida. A área de Facilities da Renova estruturou e divulgou a política do trabalho remoto nesse período, o que facilitou a adequação com a chegada da pandemia do Covid-19, em 2020. Muitos colaboradores já estavam adaptados à modalidade e as adequações ao procedimento foram poucas. Mantemos o desafio de manter 100% das equipes administrativas em trabalho remoto. Atualmente, a Fundação Renova conta com os três tipos de modalidades de trabalho: remoto total, híbrido e presencial. As modalidades são de acordo com as atividades do colaborador e com as áreas de atuação. Para os escritórios, foi adotado o formato anywere, tradução de qualquer lugar do inglês, em que não há estação de trabalho fixa, com o auxílio de um aplicativo, o Meu Lugar, que auxilia o colaborador a agendar o escritório, a data e a estação de trabalho que irá precisar utilizar.

Legendas:
Lívia da Costa Gomes está há 6 anos na Fundação Renova e atualmente é gerente Administrativa
Parte da equipe de FM da Fundação Renova composta por colaboradores próprios e terceiros que atuam em todo o território de Mariana (MG) a Vitória (ES).