Por Léa Lobo

A retomada dos escritórios corporativos está aumentando a complexidade da rotina em FM, pois os gestores precisam também coordenar processos que impactam diretamente a produtividade, a experiência dos colaboradores e a continuidade das operações.Mais pessoas nos ambientes corporativos significam maior circulação de documentos e encomendas, uso intenso das salas de reunião, entrada de novos colaboradores, consumo de materiais e acionamento de fornecedores. Para a Pitney Bowes, esses processos precisam ser integrados, registrados e acompanhados. “Facilities não é mais responsável apenas por manter o escritório funcionando. A área precisa garantir que todas as jornadas ocorram de forma organizada, desde a chegada de um novo colaborador até a preparação de uma sala ou a entrega segura de uma encomenda. São processos pouco visíveis, mas que influenciam diretamente a eficiência e os custos da empresa”, afirma Thais Mendes, Head de Smart Solutions da empresa.

A ampliação das responsabilidades ocorre em um cenário de recursos limitados. O Facility Management Pulse Report, produzido pela International Facility Management Association (IFMA) e pela Simplar Foundation, registrou expectativa de aumento da carga de trabalho entre os mais de 1.400 participantes de 80 países. O cenário reforça a necessidade de substituir controles dispersos em e-mails, mensagens, planilhas e formulários por fluxos padronizados, com responsáveis, prazos e indicadores definidos.

Na mensageria, a falta de registros centralizados dificulta a localização de documentos e a comprovação das entregas. Nas salas de reunião, a ausência de checklists faz com que falhas em equipamentos, limpeza ou materiais sejam percebidas apenas quando o usuário já está no local. O mesmo ocorre no onboarding. Quando FM, RH, TI e Segurança trabalham de forma desconectada, o novo colaborador pode iniciar suas atividades sem acesso, equipamentos ou espaço preparados. Em estoques e fornecedores, a falta de histórico prejudica o planejamento das reposições e a avaliação dos serviços.

Na Shopee, a Pitney Bowes atua em frentes como mensageria, achados e perdidos, gestão de brindes e onboarding, administração de lockers, preparação de salas de reunião e controle de materiais utilizados nas transmissões ao vivo. Nos últimos três anos, mais de 35 mil operações foram registradas no sistema PB One Tracking, incluindo postagens, protocolos, solicitações de transporte e cartório, documentos jurídicos e digitalizações. “O problema não está necessariamente na quantidade de tarefas, mas na fragmentação da operação. Quando cada processo utiliza um controle diferente, a informação se perde e as responsabilidades ficam pouco claras. A inteligência operacional começa com fluxos definidos, dados confiáveis e visibilidade”, explica Thais.

Segundo o Global State of Facilities Management Report, da JLL, 61% das organizações identificam alto potencial na automação de relatórios de desempenho e 52% na automação das ordens de serviço. Ao mesmo tempo, 54% apontam o custo e a complexidade da integração tecnológica como barreiras. O desafio, portanto, não é apenas adotar ferramentas, mas conectar processos e equipes. Com informações integradas, o gestor consegue acompanhar volumes, prazos, responsáveis, níveis de serviço e recorrência de falhas. Os dados permitem identificar horários de maior demanda, ambientes com mais ocorrências, materiais que exigem reposição frequente e fornecedores que não cumprem os prazos. Assim, os registros passam a apoiar decisões sobre pessoas, contratos, recursos e experiência dos usuários.

A Pitney Bowes Brasil combina sistemas, processos estruturados e equipes dedicadas na gestão de mensageria e de operações de apoio em empresas como Danone, Shopee e B3. A atuação inclui o recebimento e a rastreabilidade de encomendas, checklists de ambientes, gestão de demandas e estoques, acompanhamento de fornecedores e suporte ao onboarding. Os fluxos são configurados conforme a realidade de cada operação, com definição de prioridades, prazos, responsáveis e evidências de execução.

Nesse contexto, a eficiência de Facilities passa a ser medida por indicadores como tempo de atendimento, cumprimento de SLA, disponibilidade das salas, rastreabilidade das entregas, consumo de materiais e desempenho dos fornecedores. Com escritórios mais ocupados e jornadas mais dinâmicas, o desafio não é apenas manter os espaços disponíveis, mas garantir que todos os processos necessários ao seu funcionamento estejam conectados, documentados e sob controle.