Por Maria Angela Polo

Toda empresa sabe quanto custa reformar um escritório. Poucas, porém, calculam o custo de manter um espaço que já não acompanha a forma como o negócio funciona. Essa discussão ganhou relevância nos últimos anos e vai muito além da arquitetura. Decisões sobre ambientes corporativos envolvem cada vez mais as áreas de Facilities, Engenharia, Operações, Recursos Humanos e Finanças. Afinal, o escritório deixou de ser apenas um espaço físico para se tornar parte da estratégia da empresa.

Ainda vemos organizações adotando novos modelos de trabalho enquanto permanecem em ambientes concebidos para uma lógica que ficou no passado. São escritórios com excesso de posições fixas, áreas subutilizadas e layouts que dificultam tanto a colaboração quanto as atividades que exigem concentração. O mercado imobiliário reforça a importância dessa discussão. Segundo a JLL, a taxa de vacância dos escritórios de alto padrão em São Paulo encerrou o primeiro semestre de 2026 em 13,1%, o menor nível registrado pela consultoria nos últimos 17 anos. Em regiões mais disputadas, a disponibilidade de grandes áreas já é limitada.

Nesse contexto, o desafio não é apenas encontrar espaço, mas garantir que ele responda às necessidades atuais e futuras da organização.

É justamente aí que a modernização, o retrofit corporativo ganha importância. Durante muito tempo, a reforma foi vista como uma atualização estética ou uma resposta ao desgaste do imóvel. Hoje, representa uma oportunidade de aumentar a eficiência operacional, aproveitar melhor os ativos existentes e preparar o ambiente para apoiar a estratégia do negócio. Nos projetos que conduzimos, identificamos um padrão recorrente. A percepção inicial costuma ser de falta de espaço. Depois de analisar a ocupação, porém, a conclusão geralmente é outra, ou seja, o espaço existe, mas continua organizado para uma empresa que já mudou.

Em um projeto recente, por exemplo, o cliente estudava ampliar a área ocupada porque acreditava que o escritório já não comportava sua equipe. A análise revelou ambientes subutilizados, excesso de posições fixas e pouca flexibilidade para acomodar diferentes formas de trabalho. Em vez de expandir a operação, a empresa decidiu reorganizar o espaço existente. O layout foi redesenhado, foram criados ambientes de colaboração e concentração, áreas pouco aproveitadas ganharam novas funções e o desempenho acústico foi aprimorado. O resultado foi um escritório mais eficiente, com melhor aproveitamento da área e uma dinâmica alinhada à rotina da organização. O investimento deixou de ser apenas uma obra e passou a representar uma solução operacional.

Esse movimento tende a ganhar força à medida que as empresas revisam seus modelos de trabalho. Não faz sentido esperar colaboração, inovação e agilidade em espaços projetados para uma realidade que já não existe. O retrofit, portanto, deixou de ser apenas uma decisão patrimonial para se tornar uma decisão de negócio. A pergunta que executivos de Facilities, Engenharia, Real Estate e Operações precisam fazer não é somente se o escritório está bonito ou moderno, mas se o ambiente fortalece a estratégia atual da empresa ou ainda reflete um modelo de operação que ficou para trás.