Em tempos de Covid-19 e quarentena, muitos trabalhando em home office, muitos prédios com baixa ocupação, temos proprietários e investidores perguntando, porque não desligamos os sistemas?

Como Facility Managers sabemos que não é algo que possa ser feito, afinal, mesmo uma baixa ocupação é uma ocupação, e os sistemas precisam funcionar, alguns inclusive dependem de outros.

Em alguns edifícios apenas a equipe de vigilância está acessando o edifício, mas como explicar que houve uma inundação porque a bomba de recalque de esgoto/pluvial não funcionou ou quando o fornecimento de energia foi interrompido e as câmeras frigoríficas perderam temperatura porque os geradores estavam sem manutenção, ou ainda que o sistema de ar condicionado está contaminado por falta de limpezas? Nenhum Facility Manager se orgulharia disso, então os sistemas prediais devem ser mantidos. Caso contrário, será a deterioração, e estou certa de que nenhum proprietário ou investidor quer perder o patrimônio em função de alguns meses afastados, certo?

Então vamos a algumas dicas que garantem a integridade das instalações durante o período de baixa ocupação, e uma retomada rápida.

Mantenha a manutenção dos sistemas prediais

Repita esse mantra e você agradecerá muito no momento da retomada, quando seus sistemas prediais estiverem em ordem e você puder dedicar sua energia ao retorno das pessoas ao edifício.

Sim, você tem todos os motivos para manter o PMOC (Plano de Manutenção, Operação e Controle) do sistema de climatização, pois sem isso seu sistema pode estar contaminado e com problemas na volta; manutenções mensais de elevadores, mesmo sendo utilizados apenas pela equipe da vigilancia elevadores, jamais ficarão inoperantes, e se alguns equipamentos ficam desligados, ainda assim devem ter as manutenções mensais em dia e deve haver um revezamento entre eles; o mesmo vale para os geradores, ou eles podem não funcionar se os sistemas de segurança precisarem, por exemplo, ou se a energia acabar com seu vigilante dentro do elevador, que horror!!!

Os sistemas elétricos (acredito) dispensam qualquer comentário, pois o mau funcionamento de qualquer item com o edifício vazio pode se transformar em um problema maior, como um incêndio ou iluminação desligada, ou ainda inúmeras outras situações desagradáveis.

Então, antes de desativar um sistema, avalie os riscos e o impacto em outros sistemas, faça as contas da energia e dinheiro necessários para retorna-lo à operação. O desligamento pode incorrer em degradação e a manutenção preventiva, pelo contrário, traz a confiabilidade do funcionamento e alguma tranquilidade.

Não pretende desativá-lo, então manter é obrigatório. Combinado?

Água deve circular

Água parada não se mantém saudável, o tratamento de água ou cloração, as análises fisico-químicas e, claro, o sistema hidráulico como um todo devem estar em operação. Não é caro nem complexo. Algumas rotinas semanais da sua equipe acionando descargas, torneiras, bombas de recalque, pressurização de sistemas hidráulicos serão o suficiente para garantir que tudo está funcionando.

A limpeza de reservatórios e as análises de água garantem a não contaminação e a saúde dos demais sistemas ou das pessoas que farão uso desse recurso; você sabe que a água é como o sangue em nosso corpo.

Para quem possui piscinas sob a sua gestão, manter o tratamento é parte da segurança e da economia, começar tudo do zero pode ser bem mais custoso financeiramente; a outra parte é observar criticamente se existe a possibilidade de um acidente com vigilantes ou com acesso indevido, uma queda acidental de uma pessoa dentro da piscina pode se transformar em algo maior se considerarmos que pode não haver ninguém para auxiliar. 

Sistemas de Segurança em pleno funcionamento

Neste caso falamos de sistemas de imagens e acessos, mas também de sistemas de detecção e alarme de incêndio que neste momento valem ouro. Por quê? Ele vai avisar em caso de altas temperaturas e fumaça, ou seja, em caso de fogo, para que outros sistemas atuem, como sprinklers, ou mesmo para que o vigilante chame socorro imediato.

A boa manutenção e os testes contínuos e registrados garantirão que sua empresa receba o dinheiro do seguro, caso toda a prevenção não funcione o você tenha um incêndio. Esses registros serão solicitados e você precisará demonstrar que seu sistema estava em perfeito funcionamento para receber. Olha lá a sua apólice e me conta!

Vamos economizar, sim! Acompanhe seus consumos

Fazer as manutenções preventivas, os testes de bombas e outros, não significa em hipótese alguma desperdiçar recursos ou não se preocupar com dinheiro, muito pelo contrário! A manutenção e testes economizarão dinheiro gasto com ações corretivas, mas existe um pote de ouro da economia nesse período que são as contas de utilidades (água, energia e gás). Manter o controle rígido vale a pena!

Todos os serviços e testes, todo o funcionamento de sistemas vitais não significam nada em termos de consumo destes recursos se comparados com aqueles do edifício em operação. Fuja dos horários de ponta, observe e conserte vazamentos, conheça a demanda de consumo basal do edifício e proponha mudanças se necessário. Você pode até renegociar contratos, mas fique de olho no consumo.

Invista energia e supervisão e seus esforços serão recompensados. Estas contas correspondem a uma das maiores fatias dos custos de operação, e agora com a baixa ocupação podemos apertar muito esse cinto.

Compliance não tira férias. A renovação de documentação legal é importante sempre

Durante este período de quarentena, alguns órgãos prorrogaram vencimentos de documentação legal, o Corpo de Bombeiros do Estado de São Paulo é um exemplo, prorrogou até junho todos os AVCBs que venciam em abril e maio de 2020, mas ainda assim não vale para todos os órgãos, continue acompanhando, afinal de contas em épocas como essa perder um novo contrato por falta de documentação pode custar muito caro.

Aproveite a oportunidade

Você já ouviu muito isso e não serei original na declaração: Pense fora da caixa!!! Aproveite o momento de maneira criativa.

Reveja sua lista de itens por fazer, você se lembra que existem muitos serviços no edifício e nas instalações que sempre quis fazer e não conseguia porque nunca era impossível parar? Pode ser algo simples como uma troca de piso, troca de revestimento de reservatório, higienização de carpetes ou algo mais estratégico como aqueles testes no uso remoto dos sistemas de automação ou um grande teste integrado dos sistemas de combate a incêndio ou ainda a implantação de um sistema automatizado de controle de Ordem de Serviço... Nossa! Eu estou investindo neste último exemplo nesse momento.

Identifique quais membros da sua equipe desenvolvem melhor seu trabalho em home office, existem projetos que poderão ser muito mais rápidos no desenvolvimento agora.

A esperada retomada às atividades

Mesmo parecendo distante, a retomada virá, e se a reabertura dos shoppings na China levou mais gente às compra do que a Blackfriday, imagine como será a busca por empresas de serviços confiáveis na retomada. 

Quem sabe algumas novas rotinas serão implantadas, aquelas que você descobriu e achou que vale a pena no item de cima.

Quando todos estiverem voltando ao edifício, sistemas inoperantes trarão à mente dos ocupantes a seguinte pergunta: "Por que esperaram todos voltar para fazer tal serviço?". E acredite, justificar que houve uma economia não fará nenhum sentido, afinal de contas, se o afastamento mostrou quem reage rapidamente, o retorno mostrará onde as coisas ficaram bem cuidadas.

Boa sorte a todos nós!!!

Irimar Palombo é Head de Facility Management no SESC-SP