Por Redação 
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O escritório corporativo passou a operar com uma presença menos previsível. Em algumas empresas, dias de baixa circulação convivem com dias de maior concentração de pessoas. Salas de reunião podem ficar disputadas em determinados horários e subutilizadas em outros. Áreas de convivência ganham relevância nos encontros presenciais, enquanto estações fixas podem perder eficiência em equipes que alternam casa, sede, cliente e espaços compartilhados.

Relatórios recentes de consultorias globais sugerem que o modelo híbrido deixou de ser apenas uma decisão de recursos humanos ou cultura organizacional. Os dados também apontam efeitos sobre ocupação, serviços, tecnologia, contratos e desenho dos ambientes. Para o facility management, essa leitura pode indicar uma operação menos baseada em médias estáticas e mais dependente do comportamento real de uso dos espaços.

O híbrido como desafio operacional
O relatório 2025 Americas Office Occupier Sentiment Survey, da CBRE, mostra que muitas empresas ainda lidam com padrões irregulares de presença e buscam formas de alinhar ocupação, experiência e eficiência imobiliária. A leitura desses dados pode sugerir que a gestão do escritório híbrido depende menos de uma ocupação média mensal e mais da compreensão dos picos, vales e usos reais ao longo da semana.

Quando a presença varia muito entre os dias, serviços como limpeza, recepção, manutenção, segurança, alimentação, climatização e suporte tecnológico podem ser pressionados de maneiras diferentes. Um prédio pode parecer eficiente pela média, mas apresentar gargalos em dias de maior presença. Também pode parecer ocioso em determinados períodos, sem que a redução de área seja a única resposta possível.

Nesse contexto, os dados de ocupação podem ajudar a qualificar decisões sobre metragem, redistribuição de áreas, revisão de contratos e priorização de investimentos. A pergunta deixa de ser apenas quantas pessoas cabem no escritório e passa a incluir quando elas vão, por que vão, quais ambientes usam e quais pontos da experiência geram atrito.

Menos mesa fixa, mais clareza de uso
O estudo Gensler Global Workplace Survey 2025, da Gensler, indica que ambientes de alta performance estão associados à variedade de espaços, suporte ao foco, colaboração, aprendizagem, convivência e bem-estar. O levantamento também aponta que apenas uma parcela menor da força de trabalho global prefere uma experiência tradicional de escritório.

Esses resultados podem ser interpretados como um sinal de que o escritório híbrido tende a precisar de ambientes com funções mais claras. Áreas multiuso, salas preparadas para reuniões híbridas, cabines de foco, zonas silenciosas, espaços de convivência e pontos de encontro podem ganhar importância quando a ida ao escritório passa a disputar espaço com outras formas de trabalho.

Para a operação, essa leitura pode ter impactos concretos. Alterações de layout afetam limpeza, manutenção, mobiliário, tecnologia, circulação, conforto térmico, acústica, segurança e custo. Por isso, a discussão sobre desenho do escritório pode deixar de ser apenas uma decisão de projeto e passar a dialogar com rotinas de operação e manutenção.

A economia sob demanda e os contratos
O relatório Global Flexible Office Trends, da Cushman & Wakefield, aponta crescimento da relevância dos escritórios flexíveis nas estratégias corporativas, com atenção a agilidade, serviços compartilhados, amenidades e eficiência de custo.

Esse dado pode ser conectado à lógica da economia sob demanda. Empresas que enfrentam variação de presença podem buscar mais flexibilidade não apenas na área ocupada, mas também nos serviços contratados. Em operações com fluxos variáveis, contratos muito rígidos podem dificultar ajustes de equipe, frequência de atendimento, escopo de serviços e capacidade de resposta.

Uma possível leitura para o setor é que contratos de facility management podem passar a considerar faixas de demanda, indicadores por uso, gatilhos de ajuste, reservas integradas, serviços acionáveis por evento e métricas ligadas à experiência. Essa abordagem não elimina contratos fixos, mas pode reduzir o risco de escopos desenhados para uma ocupação que já não corresponde à rotina real.

Tecnologia, dados e cultura de presença
O relatório Microsoft Work Trend Index acompanha mudanças na forma como o trabalho se organiza, com maior peso da colaboração digital, da inteligência artificial e de novas formas de coordenação entre equipes. Esses dados podem ser lidos, no contexto de workplace, como um sinal de que a presença no escritório tende a precisar de um propósito mais claro, especialmente quando parte relevante da rotina já acontece em ambientes digitais.

Sensores de ocupação, sistemas de reserva, aplicativos de serviços, painéis de chamados e dados de acesso podem mostrar como o espaço está sendo usado. Ainda assim, os relatórios sobre trabalho híbrido sugerem que a tecnologia sozinha não resolve o desafio da presença. O dado indica o comportamento, mas não explica completamente o motivo da adesão ou da ausência.

O relatório State of the Global Workplace, da Gallup, mostra que o engajamento global dos colaboradores caiu para 20% em 2025, o menor nível desde 2020. Esse resultado pode reforçar a leitura de que o escritório não deve ser analisado apenas como metragem ocupada, mas também como ambiente de convivência, vínculo e suporte à rotina de trabalho.

A combinação entre ocupação variável e queda de engajamento pode sugerir um ponto de atenção para empresas: a presença física tende a depender da percepção de valor do encontro presencial. Se o colaborador encontra ruído, deslocamento, pouca integração e baixa utilidade na ida ao escritório, a ocupação pode continuar instável. Quando o espaço oferece condições adequadas para colaboração, foco, suporte e conexão com a equipe, a presença pode ganhar mais sentido.

Os relatórios citados sugerem algumas perguntas práticas. A empresa conhece os dias e horários de maior pressão sobre o espaço? Os contratos permitem ajustar serviços conforme a variação de uso? O escritório oferece ambientes adequados para foco, colaboração, reunião híbrida e convivência? A experiência do colaborador é medida com a mesma atenção dedicada a custo, metragem e ocupação?

Congresso InfraFM aprofunda o tema
O tema será discutido na palestra Trabalho líquido mostrará como o modelo híbrido e a economia sob demanda redesenham o papel dos FM, no Congresso InfraFM 2026.

A sessão contará com Julita Machado Vezzani, especialista em Infraestrutura, e Paula Martins, gerente sênior de Operações e Serviços no Bradesco Seguros. A proposta é discutir como o FM pode lidar com escritórios que se adaptam diariamente a fluxos variáveis, espaços multiuso, tecnologia de ocupação e novas exigências de pertencimento e engajamento.

Como construímos este material
Esta matéria foi desenvolvida com base nos relatórios 2025 Americas Office Occupier Sentiment Survey, da CBRE, Gensler Global Workplace Survey 2025, da Gensler, Global Flexible Office Trends, da Cushman & Wakefield, Microsoft Work Trend Index, da Microsoft, e State of the Global Workplace, da Gallup. Caso identifique alguma inconsistência ou queira sugerir novas pautas, entre em contato pelo e-mail [email protected].