Por Mateus Murozaki

Com a nova realidade de trabalho baseada em modelos híbridos, as empresas tiveram que tomar decisões específicas para equilibrar os gastos dos ambientes de trabalho, que estavam sofrendo com os impactos da pandemia e subutilização dos espaços, passando por uma reestruturação que, muitas vezes, reduzia os escritórios ou mesmo transformavam elementos individuais em comunitários (mesas fixas virando compartilhadas, por exemplo).

Mas como ter uma visão precisa dos gastos quando se tem uma equipe híbrida? A volatilidade dos ambientes de trabalho de cada colaborador pode dificultar muito um olhar amplo do ambiente de trabalho, já que, por mais que lugares estejam vagos, há a ideia de que, em algum outro dia da semana, estarão ocupados. Como em muitos casos, a resposta é simples: tecnologia. Mais especificamente, podemos encontrar a solução nos dados.

Vacância invisível

Michelle Esteves é head de marketing da WiseOffices, plataforma de gestão de trabalho híbrido e, estando nessa posição, fez pesquisas extensas sobre a situação atual do home office no Brasil e no mundo. De acordo com uma pesquisa da CBRE, a média de ocupação de mesas diárias na América Latina é de 31%. Isso se torna um problema quando, de acordo com uma informação fornecida pela profissional, cada mesa de trabalho tem o valor entre R$2.000 e R$2.500 por mês.

Nisso, estão incluídos gastos com aluguel, impostos, manutenção, infrastrutura e segurança. Juntando essas duas informações, não fica muito difícil entender os gastos desnecessários exorbitantes aos quais muitas empresas estão inadvertidamente se submetendo.

Por conta disso, soluções de gestão para o escritório podem ser mais do que apenas uma questão organizacional, já que dão uma perspectiva objetiva baseada em dados do quão o seu ambiente de trabalho está com espaços vagos, permitindo uma reformulação mais precisa.

Esteves exemplifica com um case: um cliente que tinha três andares para seu escritório de advocacia no Rio de Janeiro percebeu, após 8 meses utilizando a plataforma, que a taxa de vacância estava abaixo de 20%. Com base nisso, devolveu uma laje inteira, poupando mais de R$250.000 por ano.

Otimizar é economizar e, em um cenário onde o híbrido parece ter sido acolhido de forma ampla, talvez seja a hora de parar e pensar se o seu escritório é do tamanho ideal, ou se cabe uma reformulação.

O estado do home office no Brasil

A profissional também compartilhou outros dados baseados em sua base de clientes. Um dos mais interessantes é o ranking de dias nos quais as pessoas mais comparecem ao ambiente de trabalho:

1 - Terça-feira
2 - Quarta-feira
3 - Quinta-feira
4 - Segunda-feira
5 - Sexta-feira

O meio da semana ganha prioridade devido à preferência dos colaboradores de começar e terminar a semana em casa. Apesar disso, segunda-feira é o dia com maior índice de ocupação de salas: 46%. A explicação para isso é que muitos diretores e pessoas de cargos comerciais costumam reservar salas para reuniões (em grande parte com os funcionários trabalhando em casa) e, então, continuam o dia de forma remota ou em algum outro lugar, como um cliente.

Em relação a horários, os mais reservados são os do período da manhã: 9 às 11 e, após isso, 14 às 16. A maior concentração de reserva de salas de reunião ocorre bem no meio da semana: quarta-feira às 15:00. Com isso, Esteves reforça que a importância do trabalho híbrido vem não só de uma questão de satisfação e retenção dos colaboradores - dando praticidade, autonomia e flexibilidade no trabalho, mas também de economia: a gestão de espaços de trabalho e da jornada híbrida geram uma vantagem competitiva real para as empresas, com 10 a 15% de economia. Para ser bem implementado, porém, é necessário que haja um planejamento ideal que pode ser feito com plataformas digitais.