Independentemente da área de atuação, o profissional nos dias de hoje tem o desafio de aprimorar o processo de trabalho com o objetivo de contribuir com o crescimento da empresa. No mundo corporativo, onde o lema é "reduzir custos e aumentar produtividade", o auxilio chega com a tecnologia. Conhecer de fato os processos da empresa antes de começar a reduzir alguma tarefa é uma das avaliações a ser feita. Após esse "choque de realidade", pode ser traçado um plano de ação mais assertivo.

Não à toa a terceirização de processos vem ganhando força dentro das organizações atualmente. "Em senso comum, o objetivo é gerar uma economia e alavancar os negócios. Com o mercado sempre tão competitivo, é necessário se adaptar constantemente sem nunca perder de vista oportunidades de redução de custos. Já observamos isso em departamentos como call center, telemarketing, atendimento, back-office e agora outras áreas vêm aderindo a esta facilidade, tais como a financeira e administrativa em geral", lembra Carlos Eduardo Stefanini Cervelatti, Diretor Comercial da Finnet.

Segundo o executivo, a mudança envolve a conscientização dos colaboradores, porque deriva deles também a grande virada para a companhia. É possível encontrar resistência ou receio de perder o posto de trabalho, mas com pequenas ações e engajamento coletivo é possível mostrar as novas oportunidades com o uso da tecnologia e que este novo cenário é favorável para ambos os lados, criando assim uma empresa sustentável e perene.

"E neste contexto, a conectividade é uma aliada em economia de tempo, geração de segurança e redução de burocracia em toda a cadeia de relacionamento do cliente, fornecedores, parceiros e equipes. Pode ser concentrada no trabalho de tráfego de arquivos com a possibilidade de customização, como conversão de layouts, geração de relatórios e emissões de comprovantes, permitindo que os envolvidos na ação troquem mensagens ou documentos padronizados de forma integrada. Afinal, é nas tarefas diárias que a redução de custos e o aumento de produtividade geram o maior impacto para as empresas".

Confira a seguir 10 passos para garantir a redução de custos por meio da tecnologia em tempos de crise.

1º Passo: Conscientizar os colaboradores
O pontapé inicial para redução de custos é a conscientização dos colaboradores sobre a importância e necessidade dessa ação, pois há uma resistência natural às mudanças ou receio de posição de trabalho ser substituída por uma nova tecnologia. Uma ação que quebra esse paradigma é a conscientização dos colaboradores de que a melhoria dos processos visa aumentar os resultados da companhia e, consequentemente, tornar-se uma empresa sólida, sustentável e perene, gerando assim maiores oportunidades de ascensão de suas carreiras profissionais.

2º Passo: Conhecer de fato os processos da empresa
Não há o que reduzir sem antes ter a real visibilidade dos processos atuais da empresa. Somente após esse "choque de realidade" pode ser traçado um plano de ação assertivo. É necessário mapear os processos e diagnosticar o envolvimento de trabalho manual, perdas, tempo desperdiçado, multas por quebra de SLA (Service Level Agreement, Acordo de Nível de Serviços em português) e outros fatores que impactam no resultado da empresa. 

3º Passo: Buscar o parceiro de TI e implantar soluções tecnológicas que otimizam processos e reduzam custos  
Há 14 anos, a Finnet trabalha com ferramentas e softwares exclusivos com o objetivo de reduzir custos e facilitar todo processo de gestão financeira, de forma inteligente e simples. Com profissionais de alta qualidade, expertise e reconhecimento de mercado, nossos projetos conseguem auxiliar no dia a dia do negócio, que integram sistemas inovadores e seguros para alcançar a otimização de processos e redução de custos de acordo com a necessidade do cliente.

4º Passo: Implementar a conectividade com clientes, fornecedores, parceiros e colaboradores
A conectividade proporciona agilidade, segurança e menos burocracia com toda a cadeia de relacionamento do cliente. É uma ação que facilita a rotina entre stakeholders, aumentado a produtividade. A conectividade da Finnet é concentrada no trabalho especializado no tráfego de arquivos, com possibilidade de customização como o serviço de conversão de layouts, geração de relatórios e emissões de comprovantes, permitindo que empresas, fornecedores, clientes e colaboradores troquem mensagens ou arquivos padronizados sempre de forma integrada e segura. Além da segurança que o serviço fornece, você ganha em rapidez e reduz custos operacionais na execução de tarefas diárias.

5º Passo: Desenvolvimento de softwares e soluções de acordo com a necessidade do cliente
Visando sempre atender a necessidade do cliente com soluções de qualidade, inovadoras e seguras em cada produto oferecido, a Finnet combina flexibilidade e facilidade. Flexibilidade para apresentar soluções que se adaptem à todos os tipos de empresa, sendo construídas de acordo com seus objetivos e necessidades. A facilidade é focada na experiência do usuário, para sempre entregar soluções de alta-qualidade e aderência ao negócio. Essa integração de inteligências só é possível graças ao know-how adquirido ao longo dos anos e por contar com os melhores especialistas na área.

6º Passo: Terceirizar serviços que não fazem parte do core business da empresa
A Terceirização de Processos Empresariais (BPO - BUSINESS PROCESS OUTSOURCING) é cada vez mais algo comum dentro das organizações. O objetivo é promover uma economia significativa para a empresa e tornar-se uma alavanca para o crescimento em um mercado tão competitivo, onde é necessário se adaptar constantemente. O BPO da Finnet oferece soluções personalizadas e direcionadas à terceirização dos processos automatizados, semi automatizado e manuais, além da possibilidade de terceirizar operações como call center, telemarketing, atendimento, back-office, entre outros. Todos os processos de negócios que normalmente não fazem parte do core business da sua empresa, são resolvidos pela Finnet por meio do Business Process Outsourcing.

7º Passo: Otimizar o gerenciamento financeiro da empresa
Com o objetivo de guiar a sua empresa desde a geração de documentos eletrônicos até a respectiva entrega, gerenciamento de processos e gestão financeira, são oferecidos sistemas que são referência no mercado, homologados nas principais instituições financeiras, podendo ser integrados a um ERP. O gerenciamento financeiro da Finnet compreende os produtos financeiros de Pagamentos, Cobrança, arrecadação de contas e conciliação de extratos de diversos bancos.

8º Passo: Gerir a cadeia de fornecedores

É possível também otimizar este processo com a solução Painel Fornecedor.  A rotina de contas a pagar fica mais rápida, fácil e menos onerosa. Em um único painel, seus fornecedores acessam os status de pagamentos de suas contas, desde a programação da Nota Fiscal até a sua efetivação, além de visualizar os comprovantes e protocolos de pagamentos já realizados. Dessa maneira há o gerenciamento do processo de prestação de contas, de uma forma simples e prática, possibilitando o controle do ciclo de pagamentos, junto ao banco, emissão dos comprovantes de pagamentos e criação de relatórios gerenciais.

9º Passo: Melhorar os resultados no Contas a Receber 
O Portal de Boletos é um produto que facilita o processo de cobrança da empresa. Por meio do sistema é possível que os clientes visualizem e imprimam todos os boletos disponíveis para pagamento, antes mesmo do recebimento do boleto físico. Além disso, permite a personalização da cobrança, realizando automaticamente a atualização dos valores, em caso de descontos ou abatimentos e incidência de juros e multa. Dessa maneira é possível visualizar todos os boletos disponíveis e conseguir identificar os que já foram acessados pelos clientes. Além de admitir o envio de boletos por e-mail ou à gráfica para impressão, atendendo a necessidade de cada empresa, e fazer o acompanhamento da carteira de cobrança.

10º Passo: Otimizar o gerenciamento de documentos fiscais
Composto por uma tecnologia inovadora, o GDE Web da Finnet é um produto que faz o gerenciamento de documentos fiscais (NFe, GNRE e MDe), que garantem a segurança em custódia e gestão de documentos eletrônicos, emitidos ou recebidos, permitindo ainda impressão, consulta, download dos documentos e envio de e-mail para os envolvidos nos processos de transportes da empresa.