O Grupo Ghanem, formado pelos laboratórios Ghanem, Ghanem Mulher, Ghanemzinho e Laboratório Popular, acaba de investir em um sistema para otimizar a sua gestão de documentos. A solução escolhida é o SE Document, da SoftExpert, fornecedora de softwares e serviços para automação e aprimoramento de processos de negócio, conformidade regulamentar e governança corporativa. Objetivo é buscar a segurança e gestão total da documentação, aumento da produtividade operacional e estar em conformidade com certificações da qualidade.

O Ghanem é o segundo maior Laboratório de Análises Clínicas de Santa Catarina, atuando em Garuva, Itajaí, Itapoá, Joinville e São Francisco do Sul. E, logo estará atuando em Balneário Camboriú e Itapema. Mensalmente são atendidos quase 40 mil clientes na rede, com a realização de 280 mil exames. Segundo Yana Lissarassa, do processo Gestão da Excelência, o software projeta ganhos expressivos em produtividade.

"Antes da implantação do SE Document, tínhamos o controle das validades dos documentos de forma eletrônica e o envio aos profissionais responsáveis pela revisão; mas o monitoramento dos vencimentos e a cobrança dos prazos continuavam sendo realizados de forma manual. Com a solução, já percebemos a otimização na gestão de documentos, aumento de produtividade operacional e o controle total da documentação em todo o seu ciclo de vida", avalia Yana.

Atualmente a ferramenta é utilizada por 270 profissionais do Ghanem, nos processos pré-analítico, analítico, pós-analítico e também na área administrativa. A solução auxilia a organização no cumprimento das exigências da Norma PALC:2016 do Programa de Acreditação de Laboratórios Clínicos da Sociedade Brasileira de Patologia e Medicina Laboratorial, além de estar em conformidade com os requisitos da certificação ISO 9000.

"A automatização da gestão de documentos resultou em um aumento de produtividade, principalmente para a equipe responsável pela gestão e controle da documentação. Estamos conseguindo direcionar tempo e foco para outras atividades de gestão. Além disso, com uma gestão de documentos efetiva temos condições de assegurar a manutenção de nossa acreditação no quesito controle e gestão de documentos", explica Ketrin Muller, coordenadora do processo Gestão da Excelência.

A organização optou por um sistema eficiente e seguro para organizar a documentação do laboratório clínico. A capacitação da equipe do processo Gestão da Excelência foi o início da implantação do novo sistema. Após capacitação, foi realizado um levantamento com cada processo para entender as características da documentação utilizada.

"É um sistema completo. Por meio do SE Document, é possível realizar a conexão de informações que possibilitam a revisão de documentos relacionados. Com a solução temos a possibilidade de criar roteiros de revisão variáveis e criar check lists para criação ou revisão de documentos, suportando todos os tipos de arquivos sem a modificação do seu formato original", afirma Yana.

O sistema permite a auditoria de acesso sobre as ações executadas de visualização, inclusão, exclusão e impressão de documentos. Há mecanismo de segurança para restrição de cópia e impressão de documentos. Quando necessária a impressão para processos específicos, há controle do envio, recebimento e cancelamento de cópias com possibilidade de incluir marca d'água para identificação de cópia controlada na impressão de documentos.

"Temos, hoje, acesso à documentos de treinamento dos profissionais, garantindo que prazos e procedimentos fossem sempre alcançados. Hoje, todas as tarefas que envolvem o sistema de gestão de documentos são mais controladas, gerando maior satisfação e confiabilidade para nós usuários", afirma Marli Bloemer, usuária da ferramenta no Ghanem.

"O sistema agrega uma série de novos recursos, possuindo design moderno, fácil acesso e funções intuitivas ao usuário, facilitando a supervisão das tarefas pendentes de execução e permitindo o envio automático periódico de e-mail aos líderes comunicando as tarefas pendentes, também de seus liderados", explica Eduarda Finardi Muller, que também utiliza a solução.

Para o futuro, a organização pretende dar continuidade na automação dos processos de gestão, iniciando com as capacitações dos profissionais do laboratório e os relatórios de não conformidades preventivas e melhorias do sistema de gestão integrado.