Por Redação

A inteligência artificial (IA) vem alterando profundamente o modo como as corporações administram suas operações — e as viagens corporativas estão no centro dessa revolução silenciosa. Antes vistas apenas como um gasto necessário, elas hoje representam uma das frentes mais estratégicas de eficiência e inovação dentro das áreas de Facilities e Workplace Management.

De acordo com especialistas, a combinação entre automação, dados e IA tem mudado a natureza do trabalho dos gestores de compras e viagens, permitindo uma visão mais ampla dos custos indiretos e da experiência dos usuários. Sem falar que a IA oferece uma oportunidade muito grande para as empresas nadarem de braçada em um potencial livre da fraude, trazendo maior governança para a gestão de despesa

“Historicamente, o foco em preço predominava na visão de compras. Hoje, com o uso de ferramentas inteligentes, é possível capturar ganhos muito além daqueles que aparecem em uma planilha”, afirmou Jordana Souza, Cofundadora e Diretora de Novos Negócios da VOLL, durante painel realizado em outubro, na capital paulista, em um fórum especializado de Compras e Sourcing.

A executiva destaca que a IA permite uma tomada de decisão mais transparente, baseada em indicadores dinâmicos que conectam economia, satisfação do colaborador e impacto ambiental. “Quando o gestor tem acesso a dados em tempo real e algoritmos que aprendem com os padrões de deslocamento, ele consegue não só reduzir custos, mas também oferecer uma experiência mais fluida aos viajantes corporativos”, explica ela.


O comprador do futuro e o papel estratégico da IA

No debate sobre o “Comprador do Futuro”, conduzido por Jordana, executivos de grandes corporações reforçaram que o profissional de compras — incluindo aquele que gerencia viagens e facilities — precisa dominar dados e compreender o negócio em profundidade.
“O saving continua importante, mas a experiência do usuário e o compliance são igualmente estratégicos”, afirmou Rodrigo Pires Inarra, Diretor de Suprimentos da Ambev.

Para Felipe de Araújo Dias, Diretor de Suprimentos, Facilities e Prevenção a Perdas da Riachuelo, o avanço tecnológico é também um convite à evolução profissional: “A IA deve ser usada para resolver problemas complexos dentro da companhia. O comprador precisa se conectar à operação e atuar com base em dados da empresa e do mercado.”


Da gestão de viagens ao workplace inteligente

Na visão dos especialistas, a transformação promovida pela IA não se limita à área de viagens: ela se estende ao próprio ecossistema de facilities e workplace. A integração entre dados de deslocamento, ocupação de escritórios e preferências dos colaboradores abre caminho para ambientes corporativos mais inteligentes, eficientes e centrados nas pessoas.

“Quando a tecnologia está alinhada à estratégia de negócio, o gestor de facilities ganha uma visão integrada que conecta mobilidade, produtividade e bem-estar”, conclui Luis Fernando Ferreira, Gerente Comercial da agência de viagens corporativas.


Eficiência orientada por dados

Durante a apresentação de um case com resultados entre a VOLL e o Banco Itaú, foi possível entender que as novas soluções de IA voltadas a viagens corporativas estão substituindo tarefas repetitivas e administrativas por análises preditivas e recomendações automatizadas.

Segundo Fran Souza, Gerente de Produtos da VOLL, esse avanço libera os gestores para decisões mais estratégicas. “Mesmo sendo um dos três maiores gastos indiretos das empresas, as viagens corporativas ainda demandam muito tempo com atividades manuais. Estimamos que mais de 60% dos gestores de compras ainda lidam com tarefas que poderiam ser automatizadas”, explicou.

A aplicação da IA possibilita detectar padrões de economia, prever variações de tarifa e até sugerir ajustes de política de viagem com base no comportamento dos usuários e no histórico da empresa. Na prática, a automação reduz o tempo gasto em aprovações, relatórios e conciliações, aumentando a governança e a aderência às políticas internas.

Em um cenário em que a experiência do colaborador se torna um diferencial competitivo, a inteligência artificial surge não apenas como ferramenta de automação, mas como catalisadora de uma nova mentalidade: a de transformar cada viagem — e cada decisão de compra — em uma oportunidade de aprendizado, eficiência e sustentabilidade.


Pesquisa inédita revela que falta de transparência de dados está entre as principais dificuldade dos gestores de viagens e despesas

Mais da metade dos líderes de grandes empresas no Brasil apontam a baixa visibilidade de dados e controle orçamentário como o maior desafio na gestão de viagens e despesas corporativas. O dado faz parte de uma pesquisa inédita, conduzida pela VOLL com mais de 100 gestores.

“O levantamento traça um panorama atual dos principais gargalos enfrentados por decisores do setor, revelando que a falta de integração entre sistemas, os processos operacionais manuais e a ausência de relatórios confiáveis ainda comprometem a eficiência da gestão”, afirma Luiz Moura, Cofundador da VOLL e conselheiro de turismo da FecomercioSP.

Entre os problemas mais citados estão plataformas engessadas, reembolsos demorados e dificuldade na consolidação de dados entre fornecedores. “Esses são fatores que afetam diretamente a governança e a produtividade das equipes, por isso recursos tecnológicos otimizados são fundamentais para uma gestão eficiente entre todas as partes envolvidas, de ponta-a-ponta”, diz Luiz.

Além da questão tecnológica, a pesquisa também aponta desafios relevantes relacionados à adesão às políticas internas de compliance, especialmente entre cargos de diretoria, e à perda de poder de negociação com fornecedores diante da baixa rastreabilidade dos gastos. A percepção de falta de transparência nos preços e o desejo por um ecossistema único e mais integrado também foram citados como sinais de um setor em busca de maior sofisticação e controle.

“O estudo reforça a necessidade contínua de modernização da cadeia de gestão de viagens e despesas, com foco em tecnologia, automação e acesso estratégico à informação”, conclui ele.